Financieel administratief beheer:
Op gebied van financieel administratief beheer worden de navolgende werkzaamheden aangeboden:
- Het opstellen en verspreiden van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar. Dit omvat een balans (hierin zijn de bezittingen en schulden van de VvE opgenomen) en een exploitatieoverzicht (met daarin de uitgaven, inkomsten en het resultaat over het afgelopen boekjaar).
- Het verrichten van financiële handelingen indien de vergadering van eigenaars hiertoe besluit. Te denken aan o.a.: het afrekenen van het exploitatieresultaat en/of het factureren en incasseren van een extra bijdrage aan de individuele appartementseigenaars ten behoeve van bijvoorbeeld uit te voeren grootonderhoudswerkzaamheden.
- Het opstellen van een conceptbegroting van kosten en opbrengsten met een voorstel voor de per vastgestelde periode (veelal per maand) verschuldigde voorschotbijdrage en eventuele extra bijdrage(n) op basis van de splitsingsakte, welke op de vergadering van eigenaars ter goedkeuring zal worden voorgelegd.
- Het incasseren en administreren van de door de leden verschuldigde periodieke (veelal per maand) voorschotbijdragen en eventuele extra bijdrage(n). Voor betaling van de bijdrage(n) kan gebruik worden gemaakt van automatische incassoservice.
- Het signaleren en bewaken van eventuele optredende achterstanden in de betaling van deze bijdrage(n) en het laten voeren van een incassoprocedure in geval van het uitblijven van betaling(en) door eigenaar; na instemming hiermee door het door de vergadering van eigenaars aangestelde bestuur.
- Het namens de VvE ten laste van de bankrekening(en) van de VvE controleren, betaalbaar stellen en betalen van alle facturen, die betrekking hebben op alle gemeenschappelijke schulden en kosten.
- Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de VvE inclusief het beheren van de afzonderlijke (op naam van de VvE gestelde) bankrekening(en).
- Het ten behoeve van een notaris opstellen van de bestuursverklaring voor appartementen die in eigendom worden overgedragen.
- Het jaarlijks geven van inzage in en toelichting op de financiële administratie aan de door de vergadering van eigenaars aangestelde kascommissie.
- Het jaarlijks afrekenen van de collectieve kosten van elektra-, water- en stookkosten.
- Het verzorgen van de correspondentie namens de VvE met betrekking tot het administratief beheer.
- De administratie wordt in ieder geval ook in papieren bewaard. De termijn van bewaring bedraagt tenminste 7 jaar.